12 etapas para impedir o roubo de funcionários do varejo: um guia de prevenção de perdas

É seguro dizer que os varejistas em todo o mundo sofrem com o roubo de funcionários. O roubo de funcionários se refere à tomada ilegal ou apropriação indevida de ativos da empresa por funcionários para benefício pessoal. Funcionários não confiáveis são responsáveis por uma enorme 90% das principais perdas de uma empresa.

Você não quer promover uma cultura de local de trabalho que pareça uma prisão, mas também não quer ser tão relaxado a ponto de permitir que atividades desonestas floresçam. Então, como você sabe se seus funcionários estão roubando? Neste guia, exploraremos várias medidas que você pode tomar para detectar e prevenir roubos, incluindo auditorias de prevenção de perdas, controle de acesso e outras medidas proativas.

1. Entenda os sinais de roubo por funcionários

Embora todas as empresas sejam alvos de roubo, as pequenas empresas são frequentemente mais suscetíveis a comportamento antiético de membros da equipe. Essa vulnerabilidade pode advir do fato de que as pequenas empresas normalmente não têm o orçamento ou a mão de obra que as empresas maiores têm para investir em métodos eficazes de prevenção de perdas no varejo.

Não há um perfil específico para quem rouba; funcionários de todas as esferas da vida podem se tornar perpetradores, independentemente de idade, gênero, raça ou origem socioeconômica. Na verdade, mais de 60% dos funcionários admitem que provavelmente roubariam se achassem que conseguiriam escapar impunes, geralmente devido a medidas de segurança inadequadas ou consequências limitadas.

Antes de tirar conclusões precipitadas sobre roubo ou examinar os funcionários muito de perto (o que pode levar a acusações de discriminação), é importante reunir alguns insights. Aqui estão alguns sinais reveladores importantes para ajudar você a determinar se o roubo interno é um problema em seu negócio, solicitando uma investigação mais aprofundada, se necessário.

Discrepâncias de inventário

Descompassos frequentes entre o inventário registrado e o que está fisicamente disponível podem sinalizar roubo. Muitas vezes é mais fácil ocultar o roubo de produtos em vários pontos da cadeia de suprimentos, especialmente antes que os itens sejam escaneados no inventário ou tenham códigos de barras anexados. Um funcionário pode alegar que a quantidade errada foi enviada quando, na realidade, os produtos foram roubados.

Mudanças no comportamento

Se um funcionário que antes era confiável começa a agir secretamente ou parece incomumente defensivo sobre seu trabalho, isso pode levantar um sinal de alerta. Por exemplo, um gerente de loja dá desculpas para ficar sozinho até mais tarde do que outros funcionários? Eles estão frequentemente falando ao telefone ou fazendo FaceTime enquanto estão na loja? Esses comportamentos justificam um exame mais detalhado.

Descontos ou anulações frequentes

Perceber um funcionário que frequentemente processa descontos ou anulações deve levar a uma investigação mais aprofundada. Isso pode indicar “amorosidade”, onde os funcionários oferecem descontos não autorizados ou itens grátis a amigos, familiares ou clientes preferenciais. Monitorar essas transações pode ajudar a identificar padrões de comportamento antiético.

Discrepâncias na caixa registradora

Empresas que envolvem manuseio de dinheiro são particularmente vulneráveis a roubos internos. Dinheiro é um dos ativos mais frequentemente roubados em pequenas empresas. Discrepâncias em caixas registradoras — como furto, sub-risco e skimming — podem indicar roubo e ameaçar o estoque e a integridade financeira da sua empresa.

2. Promova uma cultura de honestidade

Quando os funcionários se sentem valorizados e parte de uma equipe, eles são menos propensos a se envolver em comportamento desonesto. Aqui estão algumas maneiras simples de construir essa cultura:

• Comunicação Aberta: Encoraje sua equipe a expressar suas preocupações e sugestões. Uma política de portas abertas pode fazer com que eles se sintam seguros para compartilhar quaisquer problemas que notarem.
• Programas de Reconhecimento: Reconheça e recompense funcionários que demonstram integridade. Isso não apenas reforça o comportamento positivo, mas também define um padrão para todos os outros.

3. Implementar auditorias regulares de prevenção de perdas

Uma maneira eficaz de ver se os funcionários estão roubando é conduzindo auditorias regulares de prevenção de perdas. Então, o que é uma auditoria de prevenção de perdas? É basicamente uma revisão de suas práticas comerciais, inventário e medidas de segurança.

• Identifique vulnerabilidades: observe como os produtos são rastreados e armazenados para encontrar pontos fracos onde podem ocorrer roubos.
• Analisar padrões de transações: analisar vendas e devoluções pode ajudar a descobrir padrões suspeitos que podem indicar roubo por funcionários.
• Melhore as medidas de segurança: as auditorias geralmente levam a melhores práticas de segurança, como melhores sistemas de vigilância ou controle de acesso.

Envolver sua equipe no processo de auditoria também é uma atitude inteligente. Isso cria transparência e os ajuda a entender por que proteger ativos é importante.

4. Utilize tecnologia e câmeras de segurança para monitorar atividades

Aproveitar a tecnologia é essencial. Veja como a tecnologia pode ajudar você a ficar de olho nas coisas:

• Câmeras de vigilância: instalar câmeras em áreas-chave funciona como um impedimento e fornece evidências em vídeo caso ocorra um roubo.
• Sistemas de ponto de venda (POS): os sistemas POS modernos podem rastrear vendas e devoluções, facilitando a detecção de quaisquer discrepâncias.
• Software de gerenciamento de estoque: usar software especializado ajuda você a manter registros de estoque precisos e identificar problemas antes que eles se tornem grandes problemas.
• Ferramentas de monitoramento de dados: essas ferramentas podem ajudar a proteger contra roubo de informações proprietárias monitorando quem acessa dados confidenciais.

5. Realize verificações de antecedentes completas

Antes de trazer novos funcionários a bordo, fazer verificações de antecedentes completas pode ajudar a reduzir o risco de roubo interno. Aqui está o que procurar:

• Histórico criminal: um histórico de roubo ou fraude é um sinal de alerta claro.
• Verificação de Emprego: Certifique-se de que o histórico de emprego anterior do candidato confere. Cerca de 40% dos funcionários que roubam enfrentaram alguma ação disciplinar no passado.
• Referências: entre em contato com empregadores anteriores para ter uma ideia do caráter e da ética de trabalho do candidato.
• Roubo de folha de pagamento: verificar o histórico de emprego também pode ajudar a identificar qualquer envolvimento anterior em roubo de folha de pagamento.

6. Treine seus funcionários

Investir tempo em treinamento de funcionários pode realmente reduzir os roubos. Certifique-se de que sua equipe conheça as políticas da empresa sobre roubo e as consequências do comportamento desonesto. Aqui estão algumas ideias para treinamento:

• Treinamento em ética: workshops sobre ética no local de trabalho podem ajudar a reforçar a importância da integridade.
• Revisão de políticas: revise regularmente as políticas da empresa relacionadas à prevenção de roubos e perdas.
• Cenários de dramatização: envolva os funcionários em discussões ou cenários para ajudá-los a reconhecer e lidar com possíveis situações de roubo.
• Estratégias de prevenção de roubo: ensine medidas proativas, como triagem pré-emprego completa e fomente uma cultura de confiança e responsabilidade.

7. Crie uma política de denúncias

Incentive os funcionários a relatar comportamento suspeito tendo uma política de denúncia. O roubo por um funcionário pode afetar a todos, então é importante ter uma política que proteja os interesses de todos. Aqui está o que incluir:

• Canais de denúncia confidenciais: os funcionários devem ter maneiras confidenciais de relatar preocupações sem medo de retaliação.
• Procedimentos claros: certifique-se de que todos saibam o que fazer se suspeitarem de roubo.
• Tranquilidade: deixe os funcionários saberem que seus relatórios serão levados a sério e investigados imediatamente.

8. Restringir o acesso a mercadorias de alto valor

Restringir o acesso a mercadorias de alto valor é uma maneira inteligente de evitar roubos por funcionários. Ao limitar o acesso a esses itens valiosos, você reduz significativamente as oportunidades de roubo. Aqui estão algumas estratégias eficazes para implementar:

• Soluções de controle de acesso: considere utilizar sistemas como Fechaduras inteligentes da InVue. Essas soluções permitem que você gerencie quem tem acesso a mercadorias específicas, garantindo que apenas pessoal autorizado possa manusear itens de alto valor.
• Política de Mesa Limpa: Incentive uma política que mantenha mercadorias e informações confidenciais fora da vista e seguras. Isso minimiza o risco de acesso não autorizado.
• Medidas de segurança: Garanta que o inventário valioso esteja trancado e armazenado com segurança. Use armários ou vitrines de difícil acesso sem autorização adequada.
• Câmeras de segurança e alarmes: instalar sistemas de vigilância pode deter possíveis ladrões e fornecer alertas em tempo real caso ocorram atividades suspeitas.

9. Conduzir investigações quando houver suspeita de roubo

Se você suspeitar de roubo por funcionário, conduzir uma investigação completa é importante. Comece reunindo evidências, entrevistando testemunhas e revisando dados de transações para obter uma imagem clara. Também é uma boa ideia consultar um especialista em prevenção de perdas ou um advogado para garantir que tudo seja tratado corretamente.

• Observe o comportamento dos funcionários: preste atenção a qualquer atividade suspeita durante a investigação.
• A confidencialidade é importante: mantenha a investigação confidencial para evitar denunciar o funcionário suspeito.

Ao conduzir uma investigação abrangente, você pode descobrir a extensão do roubo e tomar as medidas adequadas para evitá-lo no futuro.

10. Implementar Consequências para Roubo

Ter consequências claras para roubo é um passo vital na prevenção. Certifique-se de que haja uma política bem definida descrevendo as repercussões, como ação disciplinar ou demissão. Um sistema de disciplina progressiva, onde as consequências ficam mais severas para reincidências, também pode ser eficaz.

• Treinamento sobre consequências: certifique-se de que os funcionários entendam o que está em jogo e a importância de manter uma cultura de honestidade.
• Aplicação justa: garanta que as consequências sejam aplicadas de forma justa em todos os níveis. Isso ajuda a impedir roubos e promove um ambiente de trabalho positivo.

11. Monitore a atividade dos funcionários

Ficar de olho na atividade dos funcionários pode ajudar você a ficar à frente de possíveis roubos. Aqui estão alguns métodos a serem considerados:

• Soluções de controle de acesso: implemente-as para rastrear quem entra e sai de áreas restritas, adicionando uma camada extra de segurança.
• Auditorias de rotina de transações de funcionários: revise regularmente as transações feitas pelos funcionários, especialmente em áreas de alto risco.

12. Invista em produtos de proteção de ativos

Além de monitorar o comportamento dos funcionários, investir em produtos de proteção de ativos pode ajudar a proteger seus ativos físicos contra roubos internos e externos. Aqui estão alguns produtos a serem considerados:

• Etiquetas de segurança compatíveis com EAS: muitos varejistas contam com portões EAS que disparam alarmes quando produtos etiquetados passam. Infelizmente, o etiquetas magnéticas usados frequentemente falham e podem ser facilmente derrotados. Considere atualizar para tags que não sejam afetadas por ímãs para melhor proteção.

• Dispositivos antirroubo específicos para mercadorias: quando se trata de segurança, um tamanho não serve para todos. As etiquetas que funcionam para roupas ou bolsas podem não servir para itens de alto valor, como laptops ou smartphones. Produtos do dia a dia, de lâminas de barbear a sabão em pó, também são alvos comuns de roubo. Portanto, certifique-se de escolher soluções de segurança de mercadorias adaptado à sua mercadoria específica em vez de se contentar com uma solução paliativa.

Determinar se seus funcionários estão roubando pode parecer assustador, mas com as medidas certas em vigor, você pode reduzir significativamente o risco de roubo. Auditorias regulares de prevenção de perdas, combinadas com uma forte cultura empresarial, treinamento de funcionários e soluções tecnológicas, podem criar um ambiente que desencoraja a desonestidade.

Fortaleça sua defesa contra roubo de funcionários com o InVue

Para lidar com o roubo de funcionários de forma eficaz, ter as ferramentas e estratégias certas faz toda a diferença. Na InVue, estamos aqui para ajudar você com seus esforços de prevenção de perdas. Nossa lista de verificação para download pode orientá-lo na condução de uma auditoria de prevenção de perdas, ajudando você a identificar quais produtos são mais vulneráveis.

Além disso, nossas soluções inovadoras de proteção de ativos e controle de acesso oferecem a você uma trilha de auditoria completa de quem acessa mercadorias de alto valor. Dessa forma, somente funcionários autorizados podem manusear itens de alto valor, aumentando a segurança e a responsabilidade. Ao integrar as tecnologias da InVue, você pode promover uma cultura de honestidade e vigilância, tornando seu ambiente de varejo muito mais seguro.